No llevar el registro de jornada es una infracción grave (art. 7.5 de la LISOS). Para las infracciones graves, la LISOS fija una horquilla de 751 € a 7.500 € que la Inspección de Trabajo gradúa según las circunstancias (afectados, intencionalidad, reincidencia). No es un importe automático. La mejor forma de evitar la multa por no fichar es un registro diario, fiable e inalterable, que puedas entregar a la Inspección.
La pregunta que más se repite es directa: «¿cuánto me pueden multar por no fichar?». La respuesta honesta es que no hay una cifra única. Existe una horquilla legal que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social gradúa caso por caso. Esta guía explica qué revisa la Inspección, cómo se tipifican las infracciones, cómo se calcula la sanción y, sobre todo, cómo evitarla con un registro que aguante una comprobación.
Qué revisa la Inspección de Trabajo
Cuando la Inspección comprueba el cumplimiento del RD-ley 8/2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), no busca un formato concreto, sino que el registro cumpla su función. En la práctica, se fija en cuatro cosas:
- Que exista registro diario e individual. Cada empleado, cada día, con el horario concreto de inicio y fin de jornada. No vale un control de presencia genérico ni apuntar solo el total de horas semanales.
- Que se conserve cuatro años. Debe poder mostrarse cualquier día de los últimos cuatro años.
- Que esté a disposición de quien lo requiera. Trabajadores, sus representantes legales y la propia Inspección.
- Que sea fiable y veraz. Que no se haya podido rellenar a posteriori para «cuadrar» la jornada.
Lo que la Inspección quiere comprobar
- Registro diario e individual con horario de inicio y fin.
- Conservación durante 4 años y acceso a representantes e Inspección.
- Integridad: que el registro no se haya alterado a posteriori.
- Capacidad de entregarlo íntegro cuando se requiera.
Cómo se tipifican las infracciones (LISOS)
Las sanciones del orden social se regulan en la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, Real Decreto Legislativo 5/2000). No llevar el registro de jornada se encuadra como infracción grave. La propia LISOS fija las cuantías por tramos, y es la Inspección quien gradúa el importe dentro de cada tramo:
| Tipo de infracción | Base legal | Cuantía (horquilla legal) |
|---|---|---|
| No llevar el registro de jornada | Infracción grave · art. 7.5 LISOS | 751 € – 7.500 € |
| Transgresión de normas sobre jornada / horas extraordinarias | Infracción grave · art. 7 LISOS | 751 € – 7.500 € |
| Reincidencia o conductas más graves (p. ej. obstrucción) | Tramos superiores fijados en la LISOS (art. 8 / art. 40) | Cuantías superiores graduadas por la Inspección |
Importa subrayar el matiz: 751 € a 7.500 € es la cuantía legal del tramo grave, no el importe que se aplica de forma automática. La cifra concreta sale de la valoración de la Inspección. Conviene tomar estas cantidades como un orden de magnitud de la exposición, no como una multa fija.
Cómo se gradúa la sanción
Dentro de la horquilla legal, la Inspección de Trabajo determina el importe atendiendo a varios criterios de graduación previstos en la normativa sancionadora:
- Número de personas afectadas. La sanción puede valorarse en relación con los trabajadores afectados, de modo que en plantillas grandes la exposición tiende a crecer.
- Intencionalidad o negligencia. No se valora igual un descuido puntual que una conducta deliberada o reiterada.
- Perjuicio causado. Por ejemplo, si la falta de registro ha servido para ocultar horas extraordinarias no retribuidas.
- Reincidencia. Haber sido sancionado antes por lo mismo agrava la valoración.
Por eso no existe una respuesta del tipo «son X euros»: la misma falta puede situarse en la parte baja o alta de la horquilla según el caso. Lo que sí está en tu mano es llegar a una comprobación con un registro fiable y la voluntad de cumplir acreditada.
Cómo evitar la multa: registro inalterable
La forma de no exponerse es sencilla en el fondo: tener un registro que cumpla y se pueda defender. Aquí es donde el soporte marca la diferencia. La ley no prohíbe el Excel ni el papel, pero ambos flojean en fiabilidad: se pueden rellenar después y no acreditan cuándo se escribieron. Un registro con sello de tiempo e inalterable mediante una cadena de hash resuelve justo ese punto débil.
| Soporte | ¿Cumple la ley? | Punto débil ante la Inspección |
|---|---|---|
| Papel / cuaderno | Admitido como soporte | Editable a posteriori; no prueba cuándo se anotó |
| Hoja de cálculo (Excel) | Admitido como soporte | Se modifica sin dejar rastro; difícil acreditar integridad |
| Registro digital con hash y sello de tiempo | Admitido como soporte | Manipulación detectable; prueba mucho más sólida |
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Si quieres el marco legal completo, lee la guía del registro de jornada obligatorio (RD-ley 8/2019). Si tienes una plantilla pequeña, te interesa el control horario para pymes. Puedes ver los precios o empezar gratis ahora mismo.
Preguntas frecuentes sobre las multas por no fichar
¿Cuánto es la multa por no fichar los empleados?
No llevar el registro de jornada se tipifica como infracción grave en el art. 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, Real Decreto Legislativo 5/2000). Para las infracciones graves, la LISOS fija una horquilla de 751 € a 7.500 €. Esa horquilla es la cuantía legal que la Inspección de Trabajo gradúa según las circunstancias de cada caso (número de afectados, intencionalidad, perjuicio, reincidencia). No es un importe automático ni un multiplicador garantizado por trabajador: la cantidad concreta dentro del tramo la determina la autoridad laboral.
¿Qué revisa la Inspección de Trabajo cuando comprueba el registro de jornada?
La Inspección comprueba que exista un registro diario e individual con el horario concreto de inicio y fin de cada persona, que se conserve durante cuatro años, que esté a disposición de trabajadores, representantes e Inspección, y que sea fiable y veraz. En la práctica valora que el registro no se haya podido rellenar a posteriori para «cuadrar» la jornada, por lo que un sistema con sello de tiempo e inalterabilidad ofrece mejor prueba que un Excel.
¿La multa se multiplica por cada trabajador?
La sanción puede valorarse en relación con los trabajadores afectados, de modo que en plantillas grandes la exposición económica tiende a ser mayor. Pero conviene tomarlo como un orden de magnitud, no como una regla automática de «X euros por empleado». La cuantía final dentro de la horquilla legal la gradúa la Inspección atendiendo a las circunstancias concretas del caso.
¿Vale un Excel o un papel para evitar la sanción?
La norma no impone un soporte concreto: admite medios en papel o digitales. El problema del Excel o el papel no es que estén prohibidos, sino su fiabilidad: son fáciles de rellenar después y difíciles de defender, porque no acreditan cuándo se anotó cada dato ni su integridad. Un registro digital con sello de tiempo e inalterable (por ejemplo, encadenado con un hash) constituye una prueba mucho más sólida frente a un requerimiento.
¿Qué pasa si no entrego el registro cuando lo pide la Inspección?
El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a mantener los registros a disposición de la Inspección de Trabajo y a poder entregarlos cuando se requieran. No poder aportarlos refuerza la apreciación de incumplimiento. Por eso es importante que el sistema permita exportar los registros de cualquier periodo de los últimos cuatro años de forma íntegra y rápida.
¿Cómo se gradúa exactamente la cuantía de la sanción?
Dentro de la horquilla legal de la infracción grave (751–7.500 €), la Inspección gradúa el importe según criterios como el número de personas afectadas, la intencionalidad o negligencia, el perjuicio causado y la posible reincidencia. Una infracción puntual y subsanada no se valora igual que una conducta reiterada. Por eso disponer de un registro fiable y poder demostrar la voluntad de cumplir juega a favor de la empresa.